Sie versprechen uns endlich entspannt unsere gesamte Arbeit zu erledigen

Sie versprechen uns endlich ohne schlechtes Gewissen den Laptop zu schließen

Sie versprechen uns mehr Freizeit

Sie versprechen uns noch mehr zu schaffen in weniger Zeit.

Die Bücherregale sind voll damit und in jeder mittleren und größeren Firma stehen sie auf dem jährlichen Schulungskalender.

Na, von wem reden ich wohl?

Ich reden von den all den vielen Zeit- und Produktivitätsmanagement Tools.  

Ich war besessen davon und könnte mittlerweile selber Schulungen darüber geben. Bis ich bemerkte, dass es einige von diesen Tools sogar total kontraproduktiv für mich sind und ich oft gefrustet wieder aufgab. Der Grund ist einfach. Bestimmte Tools, Techniken und Methoden sind einfach nicht für ein Perfektionismus-Mindset gemacht. Heute spreche ich über vier von diesen Tools und warum die diese getrost hinter dir lassen kannst.

Weitverbreitete Zeitmanagement und Produktivitätstools die für Perfektionisten nicht geeignet sind

In der natürlichen Evolution eines jeden Perfektionisten stolpert man früher oder später über das Thema Produktivitäts- und Zeitmanagement. So war es auch bei mir.

Zeit und Produktivitätsmanagement – Fluch oder Segen?

„Es kann doch nicht sein, dass alle andere ihre Arbeit schneller oder besser erledigen als ich?“

„Es kann doch nicht sein, dass die Andere früher nach Hause gehen und trotzdem zufrieden sind.“

„Es kann doch nicht sein, dass alle anderen schon weiter im Business sind obwohl sie später angefangen haben.“

Da liegt es auf der Hand. Es stimmt etwas mit mir und meiner Organisation, meinem Zeitmanagement und den Produktivitätstools die ich verwende, nicht.

Methoden und Tools haben einen enormer Suchtfaktor

Diese Methoden und Tools sind nichts anderes als Strategien. Und die liebte ich früher abgöttisch. Mensch, was habe ich mich in diese Themen gebadet. Ich habe jedes Buch förmlich aufgesogen. Ich war süchtig nach allen neuen Techniken.

Da gabs nur immer wieder zwei Probleme:

• Einige davon fand ich viel zu kompliziert und hab sie deswegen nie umgesetzt
• Wiederum andere klappten für ein paar Tage und dann war alles wieder beim Alten.

„Little did I know“, dass ich für mich als Perfektionistin einfach die falschen Tools verwendet habe. Am Anfang stand lediglich die Frustration über das wieder nicht gelingen und auch der enorme Druck den manche dieser Tools in mir verursacht haben im Vordergrund.

Daher habe ich viele dieser Tools für mich abgehakt. Erst viel später als ich mir eingestand, dass mein Thema das Perfektionismus-Mindset ist und nicht Fehlorganisation konnte ich reflektieren warum diese Methoden zum Scheitern verurteilt wurden.

Wir ticken einfach anders. Unser Mindset geht anders mit Rückschlägen um. Wir sabotieren uns selbst. Daher benötigen wir andere Methoden und andere Herangehensweisen.

Wenn es dir ähnlich gut und die gefrustet bist, dann möchte ich dich heute davon befreien. Ich stelle Dir vier Tools vor die meiner Meinung nach völlig ungeeignet sind, wenn dein Mindset auf Perfektionismus programmiert ist.

Vier Techniken für Produktivitäts- und Zeitmanagement die du nicht verwenden solltest

1. Die Pomodoro Technik

Kurz erklärt: 25 Minuten Arbeiten, 5 Minuten Pause. 4 Durchgänge. 30 Minuten Pause.

Diese Methode soll dazu dienen Prokrastination zu überwinden. Oder dir helfen dich zu überwinden, dann, wenn eine Aufgabe keinen Spaß macht. Du köderst dein Mindset, indem du dir versuchst einzureden: „Ach komm, nur 25 Minuten, das schaffst du“.

Ja sicher schaffst du 25 Minuten, doch wir wissen doch alle, dass es nicht bei den 25 Minuten bleibt. Gerade wenn du kreativ arbeitest sind 25 Minuten nichts. Du übergehst deine Pause und brichst somit dein eigenes Versprechen. Dein (Unter)-Bewusstsein merkt sich das. Ein weiteres Mal wirst du dich nicht selber mit dem Spruch, „Komm es sind doch nur 25 Minuten“, überreden können. Außerdem zerstörst du damit dein Selbstvertrauen.

2. Das 80/20 oder auch das Pareto Prinzip:

Dieses Prinzip besagt, dass in den meisten Fällen 80% völlig ausreichend sind. Die letzten 20% verschlingen viel zu viel Zeit. Das Prinzip kann man drehe und wenden. Man sagt, dass mit 20% Aufwand 80% des Ergebnisses erreicht werden. Und dass die letzten 20%, 80% deiner Zeit in Anspruch nehmen.

Ganz ehrlich? Wo soll ich anfangen? Bei mir stoßt dieses Modell mittlerweile auf so viel Widerstand, dass ich am liebsten jeden der diese Methode empfiehlt eines Besseren belehren will. Wenn ich mich als Perfektionist mit 80% zufrieden geben würde hätte ich es dann nicht schon längst getan?

Außerdem 80% für MICH bedeuten etwas völlig anders als 80% für DICH. Es ist einfach kein Maßstab. Punkt.

Viel besser finde ich es dir Deadline zu setzen. Wobei das auch mit Vorsicht zu genießen ist, denn wir tendieren dazu, dass wir uns zu wenig Zeit geben. Das kann dann auch in Druck und Stress ausarten. Ein weiterer Tipp den ich dir geben will, ist es, ergebnisorientiert zu arbeiten.

Noch ein Tipp vpn mir. Frag dich immer: Was ist es genau was ich erreichen will? Was ist das Minimum an Funktion, an Ergebnis was dein Projekt liefern soll? Tut es das? Prima, dann ist es gut genug. Alles andere kann nachjustiert werden.

3. Habit Tracking:

Habit Tracker findet man mittlerweile in jeden fancy Kalender. Dann kannst du schön einzeichnen wieviel Gläser Wasser du an diesem Tag getrunken hast. Ob du meditiert hast uns so weiter und sofort. Für mich kein Wunder, dass gerade Perfektionisten dieses Tool so lieben. Es ist das perfekte Kontrolltool. 😊

Doch genau das ist eine unserer Mindset Challenges. Weniger kontrollieren zu wollen. Schon schlimm genug, dass du den Kontrollfreak in Dir so glücklich machst wie nie zuvor. Sobald du an einem Tag dein Ziel nicht erreichst springt ein anderer Mechanismus in dir an. Der „Ich bin ein Versager/ eine Versagerin“.

Von daher finde ich dieses Tool auf vielen Ebenen kontraproduktiv.

4. 30 Tage Challenges:

Ich finde das ist ein bisschen abgeflacht, aber gerade bei sportlichen Zielen werden oft 30 Tage Challenges angepriesen. Der Hintergrund ist folgender. Angeblich braucht es nur 30 Tage bis du eine neue Gewohnheit in dein Leben integriert hast. Eine bessere Richtline sind übrigens 60-90 Tage. Aber da wäre ja die Hemmschwelle schon wieder zu hoch. (Ein ehemaliger Raucher oder Suchtkranker wird sich bei der Aussage mit dem 30 Tagen vor Lachen in die Hosen machen).

Diese Challenges funktionieren deswegen für uns Perfektionisten nicht, weil es genau auf einem Faktor basiert, der lautet: ‚Disziplin‘. Wenn du meinen Podcast und meine Beiträge regelmäßig liest dann weißt du, dass ich relativ wenig von ‚Disziplin‘ halte. Vermutlich, weil ich mir jahrelang eingeredet habe, dass ich undiszipliniert bin und eine Versagerin. Dass ich schwach bin, weil ich noch nicht mal 30 Tage durchhalten kann.

Ein normaler Mensch setzt bei Tag 10 vielleicht mal aus, weil es nicht in seinen Tagesplan gepasst hast, aber er macht bei Tag 11 wieder weiter. Das passiert vielleicht noch ein paar Mal, aber er wird es durchziehen. Für den Perfektionisten geht bei Tag 10 die Welt unter und all die Versager und Schwächling Stimmen fangen an ihn/sie verrückt zu machen. Daher auch eine sehr kontraproduktive Methode.  

Aber Kathi, was soll ich dann stattdessen tun?

Eine berechtigte Frage. 😊 Auf die ich natürlich eine Antwort habe. Als erstes natürlich darfst du anfangen an deinem Mindset zu arbeiten. Denn du sollst weggekommen vom Gedanken immer produktiv sein zu müssen. Da habe ich viele Folge online. Besonders empfehlen kann ich folgende:

Folge 26: Ursachen der Prokrastination:

Folge 22: Durchhaltevermögen steigern:

Folge 19: Disziplin versus Routine:

Schritt für Schritt deckst du deine Selbstsabotage Muster auf. Du darfst einen deinen Zweifeln und Ängsten arbeiten, die deinen Perfektionismus täglich füttern.

Es gibt sogar eine Organisationsmethode die dir dabei helfen kann diese Muster besser zu erkennen. Vorausgesetzt du setzt sie richtig ein.

Die Timeboxing Methode

Timeboxing nennt man die Methode sich bestimmte Aufgaben vorab im Kalender zu planen. Die Termine zu blockieren und zwar mit dem Zeitaufwand den man dafür einschätzt.

• Am besten hast du all deine Termine in einem Kalender. Nun versuch mal die Aufgaben die du in einer Woche erledigen willst einzuplanen.
• Vermutlich wirst du hier schon feststellen, dass du dir viel zu viel vorgenommen hast. (Typisch Perfektionist halt 😉)
• Wenn du jeden Abend reflektierst und auf deinen Kalender schaust wirst du merken: Wo habe ich zu viel Zeit eingeplant, wo zu wenig? Du wirst merken: Diese Aufgabe bin ich nicht angegangen, weil ich absolut keine Lust darauf hatte, das hat meinen gesamten Tag beeinflusst. Du wirst bemerken: Ich muss mir Freiraum für spontane Aufgaben nehmen.
• Vorausgesetzt du stellst dir die richtigen Fragen dazu.

Mit der Zeit habe ich da meine ganz eigene Methode entwickelt. Basierend auf all den Learnings die ich gemacht habe in Bezug auf Produktivitätstools und Organisation im Allgemeinen. Meine Planungsmethode und viele Erklärungen zum Thema wie wir Perfektionisten ticken findest du in meinem Kurs: Planen für Perfektionisten.

Der Kurs ist für alle geeignet die lernen wollen endlich Projekte zu Ende zu führen. Für alle die nicht mehr frustriert aufgeben wollen. Du lernst wie du dich als Perfektionist organisierst. Wie du dir Zeit verschaffst, auch wenn du denkst du hast gar keine. Außerdem bekommst du viel Hintergrundwissen warum du so tickst wie du tickst 😊

Hier geht’s zum Kurs: Einfach auf den Button klicken für mehr Infos.